Voordat u begint met het onderzoeken van locaties of om aanbevelingen van anderen te vragen, denk dan aan wat uw vergadergroep bij een ruimte nodig heeft.
Begin met zoeken
U bent goed op weg als u de antwoorden op de volgende drie vragen weet:
- Hoeveel mensen zullen er zijn? Soms is het een beetje moeilijk om zeker te weten hoeveel mensen daadwerkelijk bij de vergadering aanwezig zullen zijn. Als u het niet weet, maak dan een gok of doe wat meer onderzoek ernaar. Als u weet wat het minimale of maximale aantal mensen zijn kunt u al veel locaties afstrepen.
- Wat gaan we doen bij de vergadering? Wordt het een rustig, doordacht gesprek over actuele gebeurtenissen? Dan wilt u waarschijnlijk een locatie waar het geluidsniveau laag is. In Amsterdam is dat wat lastiger maar Koetshuis Sloten is een ideale oplossing. Is er iemand die PowerPoint gebruikt? Dan heeft u een ruimte nodig met benodigde apparatuur. Weten dat u iets nodig heeft tijdens de vergadering dan zal het zoeken makkelijker worden.
- Zal er speciale gasten zijn? Als er kinderen of huisdieren aanwezig zijn zal er een speciale ruimte moeten zijn.
Weet wat u zoekt
Het is makkelijker om de perfecte locatie te vinden als u weet wat uw vergadering op een locatie nodig heeft.
Vraag om hulp en advies. Als u de organisator bent betekent niet dat u het alleen moet gaan doen. Vraag om hulp en suggesties! Uw leden kunnen een geweldige bron zijn voor ideeën. Misschien zit er ook wel iemand anders bij de groep die al eerder zoiets geregeld heeft die u tips kan geven. Die hebben ervaring in het vinden en werken met tal van locaties in uw omgeving. En vergeet niet uw vrienden en familie – uw neef mag niet geïnteresseerd zijn in de vergadering, maar heeft misschien een goede suggestie voor waar u het zou kunnen houden.